თანამშრომლებს შორის ამოცანების განაწილება ძალიან განსხვავდება ფუნქციების განაწილებისგან. ამოცანების განაწილება განსაზღვრავს ვინ რაზე ფიქრობს, ხოლო ფუნქციების – ვინ რას აკეთებს.
ორგანიზაციული მოწყობისას რაც უფრო სწორად გადაანაწილებს მენეჯმენტი ამოცანებს და არა ფუნქციებს თანამშრომლებს შორის, მით უფრო უკეთ შეძლებს მათი შემოქმედებითი და ინტელექტუალური რესურსების გამოყენებას.
ის სამსახურები ან პოზიციები, რომელთა დასახელებაც ზოგადი და ბუნდოვანია, ამასთან ფუნქციას ასახავს და არა ამოცანას, უფრო პასიურები და რეაქტიულები არიან, როგორც წესი, ვიდრე სამსახურები ან პოზიციები რომელთა დასახელებაშიც მკაფიოდ არის ასახული ამოცანა, რომელზეც ამ პოზიციაზე მყოფი ადამიანი არის პასუხისმგებელი მენეჯმენტის წინაშე.
როდესაც კურატორ დირექტორს მკაფიოდ განსაზღვრულ ამოცანაზე არ აქვს პასუხისმგებლობა დაკისრებული და უბრალოდ, გაუგებრად დაჯგუფებულ ფუნქციათა ჯგუფს ხელმძღვანელობს, ის სტრუქტურის რეაქტიულ ზონად იქცევა, რომელიც ქვემოდან წამოსულ ინიციატივებს აჩერებს. ის გადაწყვეტილებების მიღებასაც აჭიანურებს, უფრო მეტად იმაზე ხდება ორიენტირებული, რამე არ გაფუჭდეს, შეცდომა არ დაუშვან მისმა სამსახურებმა, ვიდრე რამე მნიშვნელოვანი გააკეთონ. ასეთი ხელმძღვანელი მის საკურატორო სფეროში ახალი ლიდერების გაჩენასაც ქვეცნობიერად უშლის ხელს.
რაც უფრო დიდია პასუხისმგებლობის განცდაში განსხვავება პირველ პირსა და დანარჩენ თანამშრომლებს შორის, მით უფრო დიდია განსხვავება მათ შორის მოტივაციის დონეში. და რაც უფრო დიდი განსხვავებაა მოტივაციაში – მით უფრო დიდი უფსკრული წარმოიშვება მათ შორის.
ყველა ნორმალურ ორგანიზაციაში (სადაც მხოლოდ პირადი ურთიერთობები არ განსაზღვრავს გავლენას) არის მთავარი მაგიდა, ან დირექტორის კაბინეტის ან სათათბირო ოთახში, გააჩნია როგორი მართვის სტილია ორგანიზაციაში ერთპიროვნული თუ გუნდური, სადაც ორგანიზაციის რესურსები ნაწილდება. ის, თუ ვინ რამდენ დროს ატარებს ამ მაგიდასთან, განსაზღვრავს, რა რესურსებზე აქვს მას წვდომა და რა ძალაუფლებას ფლობს იგი ორგანიზაციაში.
თუ სტრუქტურის კეთებისას მნიშვნელოვანი პროცესების უწყვეტი დინებისათვის საჭირო ფუნქციებს გამოვტოვებთ და სტრუქტურაში არ გავითვალისწინებთ, ეს ნიშნავს, რომ მათი შესრულება ან ხელმძღვანელებს მოუწევთ, ან რიგით თანამშრომლებს, ოღონდ დამატებითი სამუშაოს განცდით. შედეგად, ეს პროცესები უსისტემოდ, არათანმიმდევრულად, არაორგანიზებულად დაიწყებენ მსვლელობას და ორგანიზაციაც ბევრ დანაკარგს მიიღებს.
თუ ადამიანი შინაგანად მშვიდად არის, მასში ყველაფერი მოწესრიგებულია, მის გარშემოც გარემო თითქოს თავისით ლაგდება და არა პირიქით. ზუსტად ასეა ორგანიზაციების შემთხვევაშიც. თუ მასში შიგნით ყველაფერი დალაგებულია, პროცესები მოწესრიგებულია, ამოცანები, როლები და ძალაუფლება თანამშრომლებს შორის სწორად და დანიშნულების შესაბამისად არის გადანაწილებული, გარეშე სამყაროც მშვიდდება, ლაგდება და უკეთესად მართვადი ხდება მათთვის.
სახელმწიფო სტრუქტურებში პოლიტიკის ფორმირების ამოცანა ხშირად ასე აქვთ გადაჭრილი: შექმნილია ერთეული, რომელსაც ჰქვია პოლიტიკის სამსახური/დეპარტამენტი. თუმცა კი რეალურ ცხოვრებაში პოლიტიკის ფორმირების პროცესის არარსებობის, მისი არასწორი შიდა სტრუქტურის და ბუნდოვანი დასახელებების გამო, ეს ერთეულები არაეფექტურები არიან, რაც არ უნდა უნარიანი ხელმძღვანელი ჰყავდეთ მათ.
თუ თანამშრომლებს არასოდეს მივცემთ ერთჯერად დავალებებს, ამის ნაცვლად პერმანენტულ ამოცანებს გავუნაწილებთ და მათ გადასაჭრელად კონკრეტულ მიზნებს დავუსახავთ, ვთხოვთ, თვითონვე მოიფიქრონ გზები და მათ განხორციელებაშიც მაქსიმალურ დახმარებას აღვუთქვამთ, ისინი გაცილებით პროაქტიულები, ინიციატივიანები, ენერგიულები გახდებიან. ასე ინფორმაციას და ცოდნასაც ღრუბელივით შეისრუტავენ, პასუხისმგებლობასაც აიღებენ და ბევრად მეტსაც იმუშავებენ.
იმ ორგანიზაციებში, სადაც უმაღლესი მენეჯმენტის გუნდის წევრები რეგულარულად არ იკრიბებიან, ორგანიზაციის მნიშვნელოვან საკითხებს ერთად არ იხილავენ, არ იღებენ გადაწყვეტილებებს და თან თუ ეს პროცესი კარგად ფორმალიზებულიც არ არის, მენეჯმენტის ყურადღება, როგორც ორგანიზაციის უმთავრესი და ყველაზე მნიშვნელოვანი რესურსი, არაკონცენტრირებულია, არ გამოიყენება სწორად და არაეფექტიანად იმართება.
