პროცესებს, როგორც, მაგალითად, დეპარტამენტებს ან პოზიციებს, ესაჭიროებათ ფორმალიზება და აღწერა. ეს აუცილებელია , რათა ზუსტად დავინახოთ მონაწილე რგოლები, ჩართულმა პირებმა მეტი პასუხისმგებლობა იგრძნონ, ერთგვაროვანი გახდეს მისი მიმდინარეობა ან გავაანალიზოთ და მოვახდინოთ მისი ოპტიმიზაცია.

პროცესების აღსაწერად აუცილებელია შემდეგი კომპონენტების გათვალისწინება:

პროცესის მიზანი – ვინ არის მთავარი მომხმარებელი  ან რას ემსახურება პროცესი, რა არის მისი მიზანი და რა მახასიათებლები გააჩნია მას – სისწრაფე, კომფორტულობა, სიიაფე თუ სხვა.

პროცესის ალგორითმი  – როგორ მიმდინარეობს, რა ნაბიჯებისაგან და მოქმედებებისაგან შედგება თავისი ალტერნატივებითა და განშტოებებით.

მონაწილე რგოლები – რომელ ეტაპზე ვინ არის ჩართული და რა როლს ასრულებს ამ ერთიან პროცესში, ვინ ვის წინაშეა ვალდებული და როგორ გადადის მოქმედებები ერთმანეთზე.

პასუხისმგებელი პირი – ვინ არის ის, ვისაც ევალება პროცესის გამართული მუშაობა, ხარვეზების დროული აღმოფხვრა, პროცესების მონაწილეთა მხარდაჭერა და მუშაობა პროცესის გასაუმჯობესებლად.

მხოლოდ პროცესის აღწერითაც კი შეძლებთ გააუმჯობესოთ მუშაობის ხარისხი.

იკითხეთ სინერჯი ჯგუფის წიგნები და იქონიეთ გამართული პროცესები.