როცა ხედავთ, რომ თქვენი კოლეგები სამუშაო დღის დიდ ნაწილს ორგანიზაციის შიდა შეხვედრებში ატარებენ, თან ატყობთ, რომ შეხვედრების ხანგრძლივობა ნელ-ნელ იზრდება, ხოლო შედეგიანობა კი იკლებს, დაიწყეთ:

შეხვედრის მონაწილეების წინასწარი მომზადება – ყველაზე კარგი საშუალება შეხვედრამდე პატარა – 5-10 წუთიანი ინდივიდუალური შეხვედრების ჩატარებაა. ეს უნდა მოხდეს მხოლოდ იმ პირებთან, ვისი აზრიც კრიტიკულია ამ თემაზე და მათზეა დამოკიდებული ამ საკითხის გასვლა. თუ ისინი წინასწარ საკითხის საქმის კურსში იქნებიან, შანსი იმისა, რომ ეს საკითხი შეხვედრაზე გაიჭედოს შემცირდება, ვიდრე მაშინ, როცა ამაზე ინფორმაცია თითქმის არ აქვთ.

შეხვედრების ხანგრძლივობის დაცვა –  შეხვედრის დღის წესრიგის განსაზღვრისას განსახილველი საკითხების გაკეთებასთან ერთად კარგი იქნება, თუ წინასწარ თითოეულს სავარაუდო დროსაც განვუსაზღვრავთ  (რაც საკითხის წარმდგენებთან შეგვიძლია გადავამოწმოთ). თუ შევხედავთ, რომ შეხვედრას წინასწარ განსაზღვრულ დროში ვერ მოვრჩებით, უმჯობესია იგივე ფორმატის შეხვედრა იმავე კვირაში დავამატოთ, ვიდრე ამ ერთ შეხვედრაზე ამოვწუროთ ყველა საკითხი.

შეხვედრების პროდუქტიულობაზე ზრუნვა – თუ ყოველი შეხვედრის დასასრულს 2-3 წუთს დავუთმობთ იმას, რომ მონაწილეებს გამოვათქმევინოთ აზრი შეხვედრის შედეგიანობის შესახებ, საინტერესო და ღირებულ შედეგებს მივიღებთ. შეფასებების მონიშვნა და მათზე რეაგირების ორგანიზება შესაძლოა შეხვედრის მდივანს (კოორდინატორს) ვთხოვოთ. თუმცა, სავარაუდოდ, რამდენიმე შეხვედრის შემდეგ თავად შეხვედრის მონაწილეებისგან არამარტო შეფასებები, არამედ კონკრეტული იდეები დასახელდება შეხვედრების გაუმჯობესების თაობაზე.