თუ დირექტორატი/მმართველი საბჭო ქვედანაყოფების ხელმძღვანელებს მოსთხოვს 2014 წლის გასული თვეების განმავლობაში განხორციელებული სამუშაოების ანგარიშის მოკლე, 15 წუთიანი, პრეზენტაციის ჩატარებას, ძალიან ღირებულ ინფორმაციას მიიღებს, რომელიც დაეხმარება კომპანიის საქმიანობის და ხელმძღვანელების უკეთ შეფასებაში და წლის დარჩენილი დროის უფრო ეფექტურად დაგეგმვაში. გარდა ამისა, ეს ამ ხელმძღვანელების მობილიზებას და პასუხისმგებლობის შეგრძნებას საგრძნობლად გაზრდის.

მაშინაც კი, თუ ორგანიზაციაში სამოქმედო გეგმები გაწერილი და დირექტორატზე დამტკიცებული სახით არ არსებობს, ამ ღონისძიების ჩატარება დიდ შედეგს იძლევა:

1. მენეჯმენტი შეჯამებულ ინფორმაციას იღებს რა გაკეთდა წელს, რა შედეგები გამოიღო, ვის რა მონაწილეობა ჰქონდა მასში და რამდენად უზრუნველყოფს კომპანიის რეალური საქმიანობა იმ ამოცანების გადაჭრას, რომელიც მათ წინაშე დგას.
2. მენეჯმენტს აქვს საშუალება ორგანიზებულად უზრუნველყოს წლის დარჩენილი პერიოდის უკეთ დაგეგმვა, სასურველი შედეგების მისაღებად. მითუმეტეს მაშინ, როდესაც გეგმები საერთოდ არ ჰქონია.
3. იცვლება ქვედანაყოფების ხელმძღვანელების დამოკიდებულება. მენეჯმენტის წინაშე საკუთარი შედეგების პრეზენტაცია სტრესტია მათთვის, მაგრამ გამართლებული, რასაც 6 თვეში ერთხელ მაინც ისინი უნდა იღებდნენ იმისთვის, რომ უფრო მობილიზებულები, შედეგზე ორიენტირებულები და პასუხისმგებლიანები იყვნენ.

ამ ღონისძიების ჩატარება კი დიდ ძალისხმევას არ მოითხოვს. საჭიროა – ანგარიშების პრეზენტაციის დღის და ადგილის შერჩევა (სასურველია არაფორმალურ გარემოში, გასვლით ღონისძიებაზე), ანგარიშის მარტივი ფორმის შემუშავება (განხორციელებული მოქმედებები, მიმდინარე პროექტები, დაგეგმილი ღონისძიებები) და პრეზენტატორების წინასწარ გაფრთხილება.